Política Laboral

Objetivo

Maximizar la productividad y la seguridad laboral bajo un marco de transparencia financiera y una gestión de recursos eficiente por departamento.

1. Departamento de Seguridad Laboral

Fomentar un entorno laboral seguro es esencial para cuidar al equipo y asegurar la prosperidad empresarial a largo plazo. El área supervisa la seguridad ocupacional mediante la gestión de equipos críticos destinados a la prevención de cualquier inconveniente. Tal como lo menciona la Constitución y código de Trabajo en el Decreto 255 de mayo de 2024 que regula la Seguridad y Salud en el trabajo, exigiendo:

• Evaluaciones de riesgos.
• Capacitaciones continuas.
• Protocolos de emergencias.
• Monitoreo de la salud de los empleados.

Artículos de trabajo

Casco · chaleco · botas punta de acero · bitácora de actividades/horario · sistema y manejo de cámaras de seguridad.

Lineamientos

• Bitácora de actividades. Es responsabilidad del área asegurar la hora de entrada y salida del personal, registrando cada actividad que se realice en el día.
• Inspección y mantenimiento de unidades de carga. Se realizarán inspecciones y mantenimientos a las unidades de carga de manera paulatina para su debida utilización.
• Cámaras de seguridad. Se estará al tanto del manejo de las cámaras para detectar alguna actividad sospechosa dentro de la empresa.

2. Gerencia / Recursos Humanos

Responsable de la selección, capacitación y el clima organizacional.

Políticas principales del área

• Política de selección de personal.
• Política de teletrabajo.
• Política de vacaciones y ausencias.
• Política de remuneración.
• Política de beneficios sociales.
• Política de salud, seguridad y bienestar laboral.

Artículos de trabajo

Uniformes · material para capacitaciones (celulares, tablets, laptops) · base de datos · credenciales de identificación · expedientes del personal.

Lineamientos

• Entrega de uniformes. Quedará constancia de la entrega; el uso correcto y el cuidado de las prendas son obligatorios.
• Expedientes de personal. Sujetos a control de acceso restringido, ya sea mediante custodia física segura o herramientas de protección digital.
• Privacidad. Los expedientes de los conductores (exámenes médicos y antecedentes) son estrictamente confidenciales.

3. Departamento de Contabilidad y Finanzas

Gestiona datos clave de la empresa y actúa como el pilar responsable de la transparencia y el manejo riguroso de los activos financieros.

Tareas primordiales

• Registro y control de todas las transacciones financieras.
• Elaboración de informes.
• Cumplimiento tributario y presentación de declaraciones.
• Gestión presupuestaria.

Políticas principales

• Política de pago a proveedores.
• Política de presentación de estados financieros.
• Política de registros de ingresos y egresos en efectivo.
• Política de sueldos y salarios.
• Política de arqueo de caja chica.
• Política de cuentas por cobrar/pagar.
• Política de inventario.

Artículos de trabajo

Software contable (licencias) · calculadoras · archivo físico de facturas · dispositivos de firma electrónica · terminales de pago.

Lineamientos

• Control de caja chica para gastos menores.
• Activos fijos. Todo equipo de cómputo debe tener código de barras de inventario y no puede salir sin autorización.
• Gestión de cuentas por cobrar y pagar. Seguimiento a facturas emitidas y control de deudas con proveedores.
• Conciliación bancaria. Verificar que los saldos coincidan con el banco.
• Análisis de costos y búsqueda de financiamiento para decisiones estratégicas.

4. Departamento de Comercialización

Área de alta movilidad operativa y principal punto de contacto con terceros.

Políticas principales

• Política de precios.
• Política de pagos.
• Política de prestación de servicios.
• Política de garantías.

Artículos de trabajo

Computador portátil · teléfono corporativo · material promocional (catálogos, folletos).

Lineamientos

• Análisis de competencia para identificar fortalezas, debilidades y oportunidades.
• Detección de tendencias e identificación de nuevas oportunidades.
• Prospección de clientes proactiva.
• Negociación y cierre de ventas efectivo.
• Seguimiento postventa para asegurar satisfacción y fidelización.

5. Departamento de Operaciones

Coordina la logística y los recursos para garantizar entregas eficientes y oportunas.

Artículos de trabajo

Computador portátil · teléfono corporativo · archivadores (físicos o digitales).

Lineamientos

• Asegurar la continuidad de operadores.
• Protección del GPS en tiempo real.
• Gestión documental y aduanera.
• Reducción de riesgos en el control de despachos.
• Comunicación constante con conductores y clientes.
• Optimización de rutas y tiempos de entrega.

6. Protocolo ante desvinculación del personal

Aplica de manera coordinada entre todas las áreas cuando un colaborador deja la empresa:

• Gerencia: cierre administrativo, retiro de accesos, entrega de documentos y equipos.
• Seguridad Laboral: anulación de credenciales y recuperación de EPP.
• Contabilidad y Finanzas: liquidación de obligaciones laborales, cierre de cuentas, verificación de inventarios.
• Comercialización: transferencia de cartera de clientes, entrega de información comercial, cierre de compromisos pendientes.
• Operaciones: entrega de información, desasignación de unidades y plataformas, cierre de rutas.

Beneficios del protocolo

• Asegura la continuidad operativa.
• Protege la información confidencial.
• Cumple con la normativa legal.
• Reduce riesgos laborales y financieros.
• Fortalece la seguridad empresarial.

Mensaje final

Una empresa que protege a su gente, administra con transparencia, comercializa con inteligencia y opera con eficiencia construye un crecimiento sostenible y competitivo. Cadena de valor empresarial: Seguridad → Talento humano → Comercialización → Operaciones → Finanzas → Crecimiento sostenible.